Workshop mit Claudia Widmann – ein Bericht
Online-Sitzungen und virtuelle Meetings gehören inzwischen längst zu unserem Alltag. Und doch empfinden die meisten von uns diese Meetings immer noch als eine gewisse Herausforderung, oder fragen sich zumindest, ob und wie man sie nicht besser gestalten könnte.
Der zweiteilige «Destination Digital»-Workshop «Virtuelle Meetings» im Dezember 2020 beginnt mit einem Stimmungsbild, das dies nochmals bestätigt. Die Referentin, Claudia Widmann von Tjikko, fragt uns nach unseren Gefühlen vor einem virtuellen Meeting. Zu Beginn überwiegen Unsicherheiten und Nervosität, aber im Laufe der beiden Workshops gelingt es der Referentin, nicht nur unseren Wissensstand, sondern auch unsere Einstellung zu ändern.
Tag 1
Wir starten in zwei Gruppen mit zwei verschiedenen Check-Ins und erfahren so gleich selbst, wie man gezielt die «psychologische Sicherheit» herstellen kann, die erfolgreiche Teams auszeichnet. Ausschlaggebend ist hier, die Kolleg*innen nicht nur in ihrer jeweiligen Funktion, sondern vor allem auch als Menschen wahrzunehmen. Die Referentin erklärt weiter, wie man einen Check-In für eine spezielle Gruppe auswählt – und wie wichtig es ist, dass man sich als Moderator*in wohlfühlt.
Anschliessend widmen wir uns konkret der Planung von virtuellen Meetings. Vorab ist hier zu klären, was man mit dem Meeting bezweckt, und ob ein Meeting tatsächlich der beste Weg ist, dies zu erreichen. Wären andere Kanäle – Chat, Email – unter Umständen besser geeignet? Wir bekommen die Aufgabe, ein Meeting in der nächsten Woche zu planen, und stellen uns dazu im Prozessdesign zunächst die klassischen Fragen nach Wieso? Wohin? Was? und Wie?. Wir lernen die unterschiedlichen Phasen eines Meetings kennen und erfahren, wo es mehr Struktur braucht, und wo man auch mal «Chaos» zulassen kann und soll.
Weiter geht’s mit Process Facilitation: Dies meint die Führung oder Moderation durch den Workshop. Wichtig ist hier, die Rolle des Facilitators klar zu definieren und vor allem auch zu kommunizieren. Ist der oder die Moderierende neutral, oder Teil der Gruppe? In jedem Fall aber basiert gute Moderation auf dem Leitsatz «Sei Du selbst!». Wir erfahren, in welchen Mass eine Gruppe die Energie der Moderation widerspiegelt und bekommen Tipps, wie man «Energietankstellen» nutzen kann – und dass in technischen Fragen in erster Linie Gelassenheit gefragt ist.
Eine Woche später …
Im zweiten Teil des Workshops beginnen wir mit der bewussten Reflexion der Meetings, die wir in der Woche zuvor geplant und nun durchgeführt haben. Ohne Wertung lassen wir Revue passieren, was sich in dem Meeting zugetragen hat, und fragen uns erst dann «Wie habe ich mich gefühlt? Was könnte man besser machen?». In der Diskussion unserer Erfahrungen rät uns die Referentin, Mut zu zeigen und auch mal etwas Neues auszuprobieren. Hier hilft der Ansatz, virtuelle Meetings als eine persönliche Lernreise wahrzunehmen. Somit gibt es kein «perfekt», wohl aber durch «Repeat, Refer, Review, Reflect» eine stetige Vertiefung und Konsolidierung.
In einer «virtuellen» Pause begeben wir uns anschliessend in verschiedene «informelle» Räume, etwa an die «Kaffeebar» oder auf den «Balkon». Bei angeregten Gesprächen lernen wir die anderen Teilnehmer*innen besser kennen und erfahren so auch gleich, wie man den sozialen Austausch, der im virtuellen gerne zu kurz kommt, gezielt ermöglichen kann. Die Referentin erklärt die unterschiedlichen Funktionen von Check-In, Energizer und Freiraum, und gibt uns praktische Tipps und Techniken mit, wie man diese in Meetings sinnvoll einsetzt.
In Gruppen haben wir Gelegenheit, verschiedene Methoden gleich zu erproben, bevor wir uns dann den Grundbedürfnissen des Menschen als soziales Wesen widmen. Hierzu verweist die Referentin auf unsere grundlegenden Bedürfnisse nach Status – Certainty – Autonomy – Relatedness – Fairness (SCARF). In kleinen Teams überlegen wir uns, wie man in virtuellen Meetings auf diese Bedürfnisse eingehen kann, und was es zu vermeiden gilt. Unsere Erkenntnisse halten wir auf einem gemeinsamen MIRO-Board fest, und lernen so ein weiteres Tool kennen, mit dem man Meetings aktivierend gestalten kann.
Mit diesen Erfahrungen gehen wir bestimmt sehr viel gelassener an die Planung und Durchführung unsere nächsten virtuellen Meetings.
Eine Wiederholung dieses Workshops geplant am Freitag, 19. und 26. März, jeweils von 9 bis 12 Uhr.
Anmeldung via Interne Weiterbildung ZHdK.
